Arbejdsorganisation med dokumenter

Arbejdsorganisation med personaledokumenterhar en særlig indvirkning på kvaliteten af ​​det administrative apparats funktion, samt medarbejdernes dannelse og kultur. Jo mere professionelle arbejdet er, desto mere vellykket er virksomheden som helhed.

Intern arbejdsgang af enhver virksomhedomfatter forskellige aktiviteter til forberedelse, vedligeholdelse, påfyldning, kopiering, transmission af forretningsoplysninger. Som praksis viser, bruger omkring halvfjerds procent af alle medarbejdere på disse aktiviteter. Det skal siges, at organisationen af ​​arbejdet med dokumenter bliver stadig vigtigere. I dag betragtes denne aktivitet som en af ​​de vigtigste faktorer i konkurrenceevnen hos en moderne virksomhed.

Arbejdsorganisation med dokumenter antyderen særlig tilgang til de modtagne og behandlede forretningsdata, koordinering af processer for dannelse og ændring af informationsfordeling. Korrekt organisering af arbejde med dokumenter reducerer søgetiden, øger nøjagtigheden, aktualiteten af ​​data, eliminerer redundans.

Under hensyntagen til langsigtet praksis blev der udviklet tre hovedtyper af arbejde med dokumentation: blandet, decentraliseret og centraliseret.

Sidstnævnte form bestemmer koncentrationenen række eksisterende struktureringsoperationer i adfærd af en enkelt enhed i virksomheden. En sådan underafdeling kan være en generel eller en personaleafdeling, et chancery og så videre. Dokumentation kan opretholdes af en person, der er sekretær. Under alle omstændigheder vil enhedens eller en medarbejders ansvar omfatte implementering af en fuld cyklus af behandlingsaktiviteter fra kvitteringen til overførslen til arkivafdelingen. Disse aktiviteter omfatter modtagelse, behandling af forretningsoplysninger, registrering, opbevaring, kontrol over udførelse, afsendelse, reference og informationsoperationer, systematisering før overførsel til arkivet.

Centraliseret organisering af arbejde med dokumenterbetragtes som den mest rationelle og i denne henseende og mere foretrukket. Dette gælder især i små virksomheder. Ved anvendelse af denne metode til systematisering af dokumentation reduceres omkostningerne til informationsforarbejdning betydeligt. Derudover er arbejdskraftens tilrettelæggelse af arbejdskraft væsentligt forbedret. Med denne form for tilrettelæggelse af arbejdsgang er kontorudstyr mest effektivt, der opnås enighed i metodologiske og ledelsesmæssige aktiviteter i forbindelse med behandling af dokumentation.

Det modsatte centraliserede system erdecentraliseret ordning. I dette tilfælde er der for hver enhed oprettet en egen dokumentationstjeneste. I disse enheder udføres alle operationer autonomt. Det decentrale system er mere typisk for de institutioner og organisationer, der adskiller sig i et territorielt forskelligt apparat. Desuden er dette arbejdssystem også egnet til disse virksomheder, dokumentationen, som adskiller sig i en vis specificitet (for eksempel er der behov for at sikre beskyttelse af oplysninger).

Den mest almindelige, i mellemtiden, former et blandet system. I dette tilfælde udføres en bestemt del af alle operationer (som regel for modtagelse og behandling af sendte og modtagne dokumenter, lagring, replikation) i centralenheden. I virksomhedens strukturafdelinger udføres aktiviteter til trykning (oprettelse), bestilling, opbevaring og forberedelse til levering til arkivet.

Valget af denne eller den pågældende ordning med arbejde med dokumentationen udføres i overensstemmelse med virksomhedens struktur.