Beslutning om dokumentet: Eksempel, eksempler

Hver medarbejder i personaleservicen kender til eksistensen af ​​sådanne rekvisitter som opløsning. På dokumentet det er angivet af organisationens direktør. Lad os overveje disse rekvisitter mere detaljeret.

Generelle oplysninger

Lederens beslutninger om dokumenter udtrykke en skriftlig instruktion om gennemførelsesordren eller brugen af ​​retsakten. Disse rekvisitter er til stede på indgående eller lokale papirer. også Beslutning om dokumenter er anbragt embedsmænd fra højere organer. Ud over de officielle handlinger er disse rekvisitter til stede ved appel fra borgerne.

I praksis bestemmer indholdet af pladen proceduren for løsning af et bestemt problem, anmodning, behandling af en ansøgning. Enkelt sagt udtrykker denne rekvisitter medarbejderens holdning til indholdet af handlingen.

Beslutning om dokumentet: prøve

Normative handlinger bestemmer rekvisitternes struktur. Det skal indeholde følgende elementer:

1. Forfatterens efternavn og efternavn.
2. Indhold af handlinger (opgave).
3. Frist for færdiggørelse.
4. Underskrift af chefen.
5. Dato.

Afhængigt af indholdet af optagelsen kan visse elementer mangle.

klassifikation

Inden for rammerne af en virksomheds aktiviteter,forskellige ledelsesmæssige problemer, der kræver specifikke løsninger. I nogle tilfælde kan handlingerne for et bestemt problem være typiske. I overensstemmelse hermed typer af beslutning om dokumenter. Forudsætninger kan være specifikke eller generelle.

Den førstnævnte er udtrykt af et verb, der står i et imperative humør eller i ubestemt form. De er rettet til bestemte personer. Sådan ser du påEr der nogen beslutninger på dokumenterne? eksempler det er muligt at opnå følgende: "Til udførelse", "Til information" osv.

indhold

Beslutning om dokumentet bør afspejle oplysningerne i en kondenseret form. Men ordene skal vælges klart og specifikt. I fornødent omfang skal der være en udtømmende angivelse af arten og rækkefølgen af ​​retsaktens gennemførelse. Så indskriften "Bestem hvordan man er enig" kan ikke betragtes som en beslutning. Dokumentet tillader ikke såkaldte foreløbige instruktioner. Blandt dem kan du nævne: "Kom så til mig", "Svar efter forhandlingerne" osv.Beslutning om dokumentet kan definere flere kunstnere. En medarbejder, hvis fornavn er først, betragtes som regel som en ansvarlig person.

vilkår

De bestemmes af lederen på grundlag afindholdet af det pågældende dokument. Direktøren kan også bruge de typiske frister for visse handlinger. Forfaldsdatoen er angivet med tal. Datoen for selve beslutningen er ligeledes udarbejdet.

kontrol

Hvis tilsyn med udførelse forventesdokument, kan beslutningen angive den specifikke medarbejder, der er ansvarlig for den. Hvis kontrollen strækker sig til en del af handlingen, afspejles nummeret på de tilsvarende punkter eller sektioner i det fornødne. Under alle omstændigheder skal dokumentet markeres. Dette kan være ordet "Control" eller blot bogstavet "K". Den er placeret i den venstre del af retsakten modsat overskriften eller den del, over hvilken tilsyn er etableret.

Vigtigt punkt

Ved fælles regler om dokumentet kan det ikkeat deltage i mere end en beslutning. Du kan angive flere detaljer, hvis indholdet ikke duplikeres. I de fleste tilfælde specificerer sådanne beslutninger reglerne for udførelsen af ​​dokumentet.

placering

Enhver leder skal vide hvordan beslutning om dokumentet. Disse rekvisitter er placeret på det første ark i handlingen iøverste hjørne Det er normalt placeret mellem teksten og adressaten. Hvis der er behov for at udstede en kompleks opløsning, hvor der er to eller flere instruktioner eller flere instruktioner, kan de placeres på et hvilket som helst ledigt rum på forsiden af ​​det første ark. I dette tilfælde bør rekvisitterne ikke påvirke teksten og gå til felterne.

For at vælge teksten i instruktionen har du brug for denplacere i en vinkel. I nogle tilfælde kan beslutningen udarbejdes på et særskilt ark. Samtidig bør der være en note om tilgængeligheden af ​​en sådan ansøgning. Ud over underskriften angives i dette tilfælde forfatterens efternavn og initialer. Sådanne beslutninger omtales undertiden som "abstrakt". Dette udtryk er meget almindeligt i den offentlige administration. Hvis der er behov for at udstede en beslutning på et særskilt ark, kan det skrives manuelt eller trykt.

Office arbejdsproblemer

Det er værd at sige at overvejelsen af ​​handlinger ogformuleringen af ​​beslutninger er ret kompliceret. Den autoriserede medarbejder skal tage hensyn til en række nuancer både organisatorisk og psykologisk. Ofte begynder implementeringen af ​​indgående handlinger ved udstedelse af beslutninger. I denne forbindelse er vigtigheden af ​​disse rekvisitter som et styringsværktøj undertiden absolutiseret. Reglerne for kontorstyring i mange organisationer sikrer, at hovedparten af ​​indgående dokumentation, uanset indhold og niveau af betydning, sendes først til hovedet. Han gennemgår de indgående papirer og foretager passende noter.

Derefter sendes dokumenterne tildirekte eksekutorer. Denne procedure har en række ulemper. Først og fremmest overstiger varigheden af ​​at vente på en handling af dens overvejelse i en række tilfælde, at perioden med at arbejde med det mange gange. Samtidig kan processen tage op til 80% af tiden fra den samlede gennemførelsestid for opgaven. Derudover er det fastslået, at institutlederen tager i gennemsnit to dage om ugen for at gennemgå korrespondancen. Som følge heraf fører direktørens ønske om at dække hele mængden af ​​indgående mail til en forsinkelse i udførelsen af ​​instruktioner. Desuden er lederne konstant distraheret fra løsningen af ​​aktuelle forvaltningsproblemer.

Mulige udganger fra situationen

Du kan løse problemer på flere måder. Den mest optimale løsning er oprettelsen af ​​en særlig tjeneste, der er ansvarlig for indledende behandling af indgående korrespondance. Medarbejderne i denne afdeling bestemmer hvem og hvor de skal overføre handlingen. I dette tilfælde skal der ikke tages højde for den adressat, der er angivet på dokumentet som dets indhold. Specialister anbefaler at oprette lister over typer dokumenter, spørgsmål, embedsmænd eller enheder, der skal sendes til dem. Sådanne lister giver mulighed for at udelukke modtagelse af overflødige oplysninger til lederne og at fremskynde kvitteringen til den rette medarbejder.

Ledelsen bør få det vigtigstedokumenter. Blandt dem indbefatter især ordrer, dekret, resolutioner og andre handlinger af højere strukturer. Det er værd at sige, at denne praksis er misforståelse blandt mange direktører. Ledere forsøge at behandle alle indgående dokumenter og hævder, at det er nødvendigt at være opmærksom på alle anliggender af organisationen. I sådanne tilfælde kan du generere lister af korrespondance modtaget pr arbejdsdag, uge, hvilket indikerer, medarbejderne, at visse handlinger var rettet.

Spar tid

At reducere den tid, der kræves for udstedelse af beslutningerAssistent eller sekretær kan foreløbigt udvikle en standardtekst og tilbyde chefen. Hvis direktøren er enig med indholdet, skal han kun underskrive og angive datoen. De anvendte beslutninger kan formelt formaliseres. De fleste af dem, med undtagelse af nogle, har en typisk, gentagen karakter. Alle kan reduceres til 10-15 varianter og udskrives på et ark. Ved gennemgang af dokumentet lægger hovedet vægt på den nødvendige opløsning. Dette ark følger handlingen til udøveren ned ad den hierarkiske stige.

derudover

Beslutningens indhold bestemmer ordrenudførelse af dokumentet, en negativ eller positiv beslutning af det problem, der er sat i retsakten. I lyset heraf bruger mange direktører i rekvisitterne forskellige notationssystemer. De gør det muligt at manøvrere inden for den officielle karakter af kontorarbejde.

Symboler bruges som regelnår man bekræfter beslutninger om ansøgninger fra borgere og i forbindelse med personlige modtagelser. Så i en af ​​organisationerne blev der i tilfælde af en positiv beslutning om problemet udelukket, at instruktionen i klagen foran klienten ikke blev accepteret til henrettelse i mangel af en note "Inform". I en anden virksomhed blev opløsningen ikke implementeret, hvis den blev skrevet i sort snarere end i lilla blæk. Etableringen af ​​sådanne "specifikke" regler er ikke ualmindeligt. Brugen af ​​konventioner gør det ofte muligt at undgå eller tværtimod hurtigt løse komplekse problemer, der opstår som led i arbejdet med personale.